Einen Arbeitsablauf aufschreiben, bevor man ihn automatisiert

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Automatisiert wird, was man versteht

Eine Automatisierung bildet einen Ablauf nach. Ist der Ablauf unklar, wird die Unklarheit mitautomatisiert. Deshalb steht vor jedem Werkzeug eine einfache Übung: den Ablauf aufschreiben.

Schritt 1: Den Ablauf in fünf Sätzen beschreiben

Man nimmt eine wiederkehrende Aufgabe, etwa den Weg von einer Anfrage bis zur Antwort, und schreibt sie in höchstens fünf Sätzen auf. Wer das nicht schafft, hat vielleicht mehrere Abläufe vermischt oder kennt einen Teil nur vom Hörensagen. Auch das ist ein brauchbares Ergebnis.

Schritt 2: Den Engpass markieren

In den fünf Sätzen ist meist ein Schritt, an dem gewartet, nachgefragt oder doppelt gearbeitet wird. Er bekommt eine Markierung. Nicht jeder Schritt muss besser werden, nur dieser eine. Fällt keiner auf, ist das auch eine Antwort: Dann braucht der Ablauf vielleicht gar kein Werkzeug.

Schritt 3: Erst dann das Werkzeug wählen

Für den markierten Schritt kommen vier Stufen in Frage, von einfach nach aufwendig:

- Liste: eine Checkliste, damit nichts vergessen wird.

- Vorlage: ein fester Text oder ein festes Formular für Wiederkehrendes.

- Automatik: eine Regel, die ohne Zutun etwas auslöst, zum Beispiel eine Eingangsbestätigung.

- KI: erst, wenn Inhalte jedes Mal anders sind und ein Mensch das Ergebnis prüft.

Die einfachste Stufe, die den Engpass löst, ist meist die beste, weil sie am wenigsten Pflege braucht und sich am leichtesten prüfen lässt.

Was das für die Arbeit bedeutet

So gehe ich vor: erst den Ablauf verstehen, dann entscheiden, ob und wie er einfacher wird. Das Prinzip heißt „erst verstehen, dann vereinfachen“.